Un ami de l’industrie du logiciel à San Francisco a été convoqué à une réunion au Japon en vue de conclure un accord. 22 les gens se sont déposés dans la pièce; il était seul. Les cartes de visite ont été échangées. Tout le monde attendait patiemment que le patron ouvre la réunion. Il regarda mon ami, l’étudia de l’autre côté de la table, le scruta longtemps, tous les subordonnés mélangeant des papiers et faisant semblant d’étudier des rapports. Le patron s’est éclairci la gorge, a fixé son regard et a dit « Comprenez, nous n’aimons pas les insectes ». Comment? À mi-chemin du monde pour ça? Vous plaisantez sûrement, non ?

Prendre une décision claire lors d’une réunion d’affaires au Japon peut sembler aux non-initiés comme une interminable série de réunions inutiles, de conversations sur les détails, de questions cryptiques et de présentations inattendues. Pourquoi pas de discussion? Où sont tous les désaccords et les décisions qui se produisent lors de réunions aux États-Unis ou au Royaume-Uni, en France ou en Allemagne?

Ce qui est souvent présenté à la réunion est l’accord pour une approbation finale par un chef de section ou un grand patron qui a eu une visibilité complète de l’accord avant la réunion. Les désaccords et les discussions litigieuses ont été aplanis en détail avant la réunion principale.

La clé pour débloquer cela, pour prendre une décision, est l’activité appelée Nemawashi. C’est l’art de faire avancer les choses au Japon. Maîtrisez l’art de nemawashi, ou même essayez-le simplement, et votre taux de réussite dans les affaires japonaises augmentera.

Quelques explications et considérations pratiques:

1. Nema – quoi ?

Comme je suis sûr que vous pouvez le lire ailleurs, nemawashi signifie littéralement « creuser autour des racines » et fait référence au processus de transplantation réussie des arbres par lequel, apparemment (je ne peux pas dire honnêtement que je l’ai déjà essayé moi-même), vous enlevez la terre autour des racines de l’arbre et remplissez les trous avec de la terre de sa nouvelle maison prévue pour acclimater l’arbre à changer avant qu’il ne soit transplanté dans la nouvelle terre. En entreprise, c’est une métaphore de la façon de mettre en œuvre le changement dans l’organisation.

La raison pour laquelle il faut faire les choses de cette façon est que le Japon a un style de prise de décision d’affaires ascendant et consensuel. Pour obtenir l’adhésion d’une idée, vous devez souvent en discuter avec de nombreuses parties: différents départements, cadres clés, influenceurs et décideurs. L’idée monte dans la hiérarchie (avec votre aide) jusqu’au point où le patron l’accepte. Une fois que le patron a donné le feu vert au plan, il peut être mis en œuvre très rapidement. C’est du moins la théorie.

En quoi nemawashi est-il différent du lobbying ?

Le peintre suisse Paul Klee parlait au début du 20e siècle du dessin comme « prendre une ligne pour une promenade ». Sur la toile de Klee, il commençait par une ligne, puis développait le tableau d’ensemble en explorant diverses façons de peindre. Il n’est pas parti avec une idée claire de l’objectif final. Nemawashi est similaire: on pourrait presque l’appeler « prendre une idée de promenade ». Il contient la compréhension que l’objectif final peut être différent de l’endroit où vous commencez, en fonction des commentaires reçus.

Cela semble être la différence cruciale entre nemawashi et le lobbying. Le lobbying, également appelé plus poliment « socialiser une idée », a tendance à avoir un objectif final en tête depuis le début. Les discussions informelles sont une négociation, une vente, un accord, qui implique des compromis à votre vision globale, des égratignures mutuelles, des contreparties. S’il n’y a pas d’accord, cela revient souvent à une partie qui force la décision à l’autre partie, en utilisant le pouvoir réel ou perçu pour le faire. L’approche « forçant » / jeu de puissance peut rapidement détruire les partenariats à long terme et la confiance qui sont essentiels pour les entreprises japonaises. Il n’y a peut-être aucun moyen de revenir de cela.

Considérez nemawashi comme une activité de développement d’équipe, construisant et faisant évoluer l’idée en quelque chose qui fonctionne pour tout le monde. Un collègue japonais l’a décrit comme « une approche de pensée collaborative au bénéfice de tous, ne forçant pas une idée et déclarant qu’elle vous appartient »

Le lobbying à l’occidentale peut également rapidement passer à ignorer d’autres points de vue simplement parce que vous avez (ou pensez que vous avez) le pouvoir de forcer une autre personne ou un département à accepter. L’analogie utilisée au Japon est la différence entre un chasseur solitaire et un village travaillant ensemble pour récolter la récolte au profit de tous.

J’ai entendu parler d’un directeur commercial qui s’est rendu au Japon pour convaincre son patron d’accepter son plan de recrutement (coûteux). Il a gardé les détails de son plan au sein de sa clique de conseillers de confiance, jusqu’à ce qu’il le présente à Tokyo. La réponse qu’il a eue ?  » En avez-vous discuté avec l’équipe? » qui décode comme « Allez d’abord parler à l’équipe. »Il ne comprenait pas: il avait l’impression d’avoir été traité comme un vilain écolier qui n’avait pas fait ses devoirs.

Pour mener nemawashi correctement, adoptez la critique constructive. Arrêtez-vous et réfléchissez quand quelqu’un s’oppose. Engager le cerveau avant la bouche. Peut-être qu’ils ont un point? Peut-être y a-t-il quelque chose dans ce qu’ils disent? Examinez pourquoi ils ont dit ce qu’ils ont dit; ils essaient peut-être de vous dire quelque chose qui pourrait vous sauver d’une situation embarrassante. Voyez si l’idée ou le plan doit être adapté pour tenir compte des nouvelles informations.

Conduisez votre nemawashi en vue d’améliorer le plan ou l’idée, de prendre en compte les idées des autres. Chaque interaction, chaque conversation, chaque discussion (même sans rapport) a le potentiel d’améliorer l’idée. Cette promenade dans le monde réel nourrit l’idée, la fait évoluer, la confronte à la réalité, la renforce. Cela crée des idées qui fonctionnent.

3. Les réunions d’affaires publiques par rapport aux réunions privées

sont dans le domaine formel où il est important de sauver la face et de maintenir l’harmonie. Le Nemawashi se déroule généralement dans des situations moins formelles, avant la réunion. En faisant toute la discussion et la négociation de manière informelle ou lors de réunions privées en dehors et avant la réunion principale, vous vous assurez que, au moment où la réunion principale arrive, tout le monde est en quelque sorte d’accord, sauvant la face. Je suggère d’arriver au Japon un jour ou deux plus tôt que prévu afin d’avoir ces discussions et de se préparer bien à l’avance.

4. Ce n’est pas mon idée

Remarquez que je parle de l’idée ou d’une idée. Ce n’est pas mon idée; n’importe qui aurait pu l’avoir et je ne le possède pas.

Dans les réunions de style occidental, si vous présentez une idée, celle-ci peut rapidement devenir « votre » position et si votre idée est contestée, vous avez souvent l’impression que vous êtes vous-même attaqué et que vous vous défendez.

Nemawashi peut être tout aussi difficile, mais les commentaires doivent être adressés à l’idée et non à la personne. Les suggestions devraient porter sur le développement de l’idée pour que cela fonctionne. Il maintient le débat rationnel, maintient l’harmonie et sauve la face – toutes des idées très importantes dans les entreprises où vous travaillerez très longtemps avec des collègues dans de nombreux départements différents.

5. Démarreurs de conversation

Pratiquement, vous ne savez peut-être pas comment démarrer une conversation comme celle-ci. C’est tout à fait correct d’approcher les gens avec « J’aimerais partager une idée avec vous. Pouvez-vous m’aider à l’améliorer? » ou « Je pense que cela va affecter votre département. Pouvons-nous avoir une discussion informelle à ce sujet avant qu’il ne soit présenté à la réunion?’

6. Nomunication

Nomunication est un mot-valise combinant le mot japonais pour boire, nomu, avec la communication. C’est l’art de communiquer pendant les repas et les boissons après le travail. Nomunication + nemawashi est un cocktail puissant. Teetotallers veuillez noter que la consommation d’alcool n’est pas nécessaire, juste la présence et la bonne humeur.

7. Oui ne signifie pas toujours oui

Comme je l’ai déjà écrit (Conseils pour votre Première visite à Tokyo) afin de sauver (votre) visage, les gens ne vous donneront pas toujours un « Non » direct alors que c’est ce qu’ils aimeraient idéalement dire. Ceci est bien compris dans la communication japonaise, mais pas si facile pour ceux qui sont habitués à un style beaucoup plus direct. Fais attention.

8. Nemawashi to kill ideas

Si votre nemawashi prend trop de temps ou si vous continuez à recevoir vos demandes pour en discuter ou plus probablement, reportées encore et encore, vous devez considérer cela comme une indication que l’idée n’est pas considérée comme bonne. Peut-être qu’il est juste en avance sur son temps, peut-être qu’il a déjà été essayé sans succès, peut-être que vous ne l’avez pas bien expliqué. Ou peut-être que c’est juste une idée stupide.

Vous devez y réfléchir et envisager de le ranger ou de le laisser tomber: il ne recevra pas le feu vert pour passer au niveau suivant. Ne vous inquiétez pas – ce n’est pas votre idée: ce n’est pas toi qui as échoué.

9. Machiavel et nemawashi

Une note de prudence: faites attention à la façon dont vous conduisez votre nemawashi car il peut être interprété comme une activité machiavélique, de la même manière que le lobbying peut facilement être corrompu en accords de type tonneau de porc. Donc, si vous faites nemawashi, n’annoncez pas que vous le faites, n’utilisez pas le mot nemawashi. Fais-le.

Personne n’a le temps pour ça…

Faire circuler l’idée et en discuter prend bien sûr un peu de temps, alors pourquoi s’embêter? Cela ressemble, pour certains, à une perte de temps précieux. C’est une plainte courante, généralement de la part de personnes qui ne veulent pas essayer de faire les choses différemment de leur mode de fonctionnement actuel ou qui n’ont jamais réellement essayé de faire nemawashi.

Si vous n’avez pas à traiter avec le Japon, alors c’est bien; vous pouvez continuer malgré tout. Si vous devez faire face à une organisation comme celle-ci, qui repose sur des accords de consensus ascendants, cela fonctionne. Si vous ne prenez pas ce temps, cela équivaut à ne pas faire vos devoirs, de sorte que vos idées échoueront plus souvent que vous n’en avez l’habitude. Et souvent, vous ne saurez pas qu’ils ont échoué; ils ne se produiront tout simplement pas: vous serez liés par des nœuds, fournissant toujours plus d’informations, n’obtenant pas de réponses définitives, se faisant dire que vous devez convaincre les autres, et perdant encore plus de temps que si vous aviez fait le nemawashi en premier lieu.

Une fois que vous commencez à faire nemawashi, il y a certainement un investissement de temps, mais vous construisez rapidement un réseau de personnes qui peuvent vous aider.

Le bon moment Vient

Avoir une idée n’est rien comparé à réaliser que c’est le bon moment pour cette idée, être suffisamment conscient de la situation au sein d’une entreprise pour savoir quand et, surtout, comment faire financer, mettre en œuvre, livrer, publier une idée. C’est la situation à laquelle vous essayez d’arriver avec nemawashi: vous partagez la propriété de l’idée afin que d’autres puissent y contribuer. Parfois, cela peut être un processus rapide, mais la plupart du temps cela prend beaucoup de temps avec de nombreux appels téléphoniques, discussions et réunions, mais quand le moment est venu, quand les étoiles s’alignent, quand le moment des boucles d’or arrive, quand, comme le chantaient les Puissants Diamants, Le Bon Moment Vient, toute la machine se met en action et tout le monde sait quoi faire. C’est une chose d’une beauté organisationnelle à voir. Toutes les personnes avec qui vous avez parlé, passé du temps avec lesquelles vous l’avez expliqué sont déjà conscientes des objectifs et des idées, des principes qui sous-tendent la décision et de ce qui doit être fait. Ils ont une certaine propriété, ils ont contribué, ils comprennent son importance ainsi…ils y arrivent. Parfois, le bon moment est maintenant, mais vous devez souvent faire preuve de patience. Continue de pousser. Implacablement.

Attitude Nemawashi

Pour bien comprendre nemawashi cependant, il faut vraiment le vivre et le faire pendant un certain temps. Il y a toujours plus à apprendre, bien sûr.

Gardez en tête que nemawashi consiste à rechercher des points de vue pour améliorer une idée et l’accepter plus largement, au profit de l’organisation. Nemawashi sait dès le départ que l’idée peut et doit être améliorée par d’autres.

Conduisez votre nemawashi avec le sourire

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