en ven i programmelindustrien i San Francisco blev indkaldt til et møde i Japan med henblik på at afslutte en aftale. 22 mennesker indgav ind i lokalet; han var alene. Visitkort blev udvekslet. Alle sad og ventede tålmodigt på, at chefen skulle åbne mødet. Han kiggede på min ven; studerede ham fra hele bordet, undersøgte ham i en lang tid, med alle underordnede blandede papirer og foregav at studere rapporter. Chefen ryddede halsen, fik sit blik FAST og sagde ‘Forstå venligst, Vi kan ikke lide bugs’. Hvad? Halvvejs rundt om i verden for det? Det må være din spøg, ikke?

at komme til en klar beslutning på et forretningsmøde i Japan kan virke for de uindviede som en uendelig runde af meningsløse møder, samtale om detaljer, kryptiske spørgsmål og uventede introduktioner. Hvorfor ingen diskussion? Hvor er alle uenigheder og beslutninger, der sker på møder i USA eller Storbritannien eller Frankrig eller Tyskland?

det, der ofte præsenteres på mødet, er aftalen om en endelig godkendelse af en sektionschef eller big boss, der har haft fuld synlighed af aftalen før mødet. Uenigheder og omstridte diskussioner er blevet udjævnet i detaljer inden hovedmødet.

nøglen til at låse op for dette, for at komme til en beslutning, er aktiviteten kaldet Nemavashi. Det er kunsten at få tingene gjort i Japan. Master kunsten nemavashi, eller bare prøve det, og din succesrate i japansk virksomhed vil gå op.

nogle forklaringer og praktiske overvejelser:

1. Nema-hva’?

som jeg er sikker på, at du kan læse andre steder, betyder nemavashi bogstaveligt talt ‘grave rundt om rødderne’ og henviser til processen med at transplantere træer med succes, hvorved du tilsyneladende (jeg kan ikke ærligt sige, at jeg nogensinde har prøvet det selv) fjerner jorden fra træets rødder og udfylder hullerne med jorden fra det tilsigtede nye hjem for at akklimatisere træet til at ændre sig, før det transplanteres til den nye jord. I erhvervslivet er det en metafor for, hvordan man implementerer forandring i organisationen.

årsagen til at skulle gøre tingene på denne måde er, at Japan har en bottom-up, konsensusstil for forretningsbeslutning. For at få buy in for en ide skal du ofte diskutere det med mange parter: forskellige afdelinger, nøgleledere, influencere og beslutningstagere. Ideen rejser op i hierarkiet (med din hjælp) indtil det punkt, hvor chefen er enig i det. Når chefen har givet planen grønt lys, kan den implementeres meget hurtigt. I det mindste er det teorien.

hvordan adskiller nemavashi sig fra lobbyvirksomhed?

den svenske maler Paul Klee talte i begyndelsen af det 20.århundrede om at tegne som ‘at tage en linje for en tur’. På Klees lærred startede han med en linje og udviklede derefter det samlede billede, da han udforskede forskellige måder at male på. Han gik ikke ud med en klar ide om slutmålet. Nemavashi er ens: man kunne næsten kalde det ‘at tage en ide til en tur’. Det indeholder forståelsen af, at slutmålet kan være anderledes end hvor du starter, afhængigt af den modtagne feedback.

dette synes at være den afgørende forskel mellem nemavashi og lobbyvirksomhed. Lobbyvirksomhed, også kendt mere høfligt som’ socialisering af en ide’, har tendens til at have et slutmål i tankerne fra starten. De uformelle diskussioner er en forhandling, et salg, en aftale, der indebærer kompromiser til din overordnede vision, gensidig rygskrabning, noget for noget. Hvis der ikke er nogen aftale, falder dette ofte ned i en part, der tvinger beslutningen til den anden part ved hjælp af reel eller opfattet magt til at gøre det. Den ‘tvang’ / magtspil tilgang kan hurtigt ødelægge de langsigtede partnerskaber og tillid, der er afgørende for Japansk forretning. Der er muligvis ingen vej tilbage fra dette.

tænk på nemavashi som mere en teamudviklingsaktivitet, der bygger og udvikler ideen til noget, der virker for alle. En japansk kollega beskrev det som’ en tilgang til samarbejdstænkning til alles fordel, ikke at tvinge en ide og erklære, at den er din ‘

vestlig lobbyvirksomhed kan også hurtigt udvikle sig til at ignorere andre synspunkter, simpelthen fordi du har (eller tror du har) magten til at tvinge en anden person eller afdeling til at blive enige. Den analogi, der anvendes i Japan, er forskellen mellem en ensom jæger og en landsby, der arbejder sammen for at samle afgrøden til gavn for alle.

jeg hørte om en salgsdirektør, der gik til Japan for at overbevise sin chef om at acceptere sin (dyre) rekrutteringsplan. Han holdt detaljerne i sin plan inden for sin klike af betroede rådgivere, indtil han præsenterede den i Tokyo. Svaret han fik? Har du diskuteret det med holdet?’som afkoder som’ gå og tale med holdet først. Han forstod det ikke: han følte, at han var blevet behandlet som en fræk skolepige, der ikke havde gjort sit hjemmearbejde.

at gennemføre nemavashi korrekt, omfavne konstruktiv kritik. Stop og tænk, når nogen gør indsigelse. Engager hjernen før munden. Måske har de en pointe? Måske er der noget i det, de siger? Undersøg, hvorfor de har sagt, hvad de har sagt; de prøver måske at fortælle dig noget, der kan redde dig fra en pinlig situation. Se om ideen eller planen skal tilpasses til at imødekomme de nye oplysninger.

Udfør din nemavashi med henblik på at forbedre planen eller ideen, for at tage om bord på andres ideer. Hver interaktion, hver samtale, hver diskussion (selv en uafhængig) har potentiale til at forbedre ideen. Denne vandring gennem den virkelige verden nærer ideen, udvikler den, konfronterer den med virkeligheden, styrker den. Det skaber ideer, der fungerer.

3. Offentlige versus Private

forretningsmøder er i det formelle rige, hvor det er vigtigt at redde ansigt og opretholde harmoni. Nemavashi udføres normalt i mindre formelle situationer, før mødet. Ved at gøre al diskussion og forhandling uformelt eller i private møder væk fra og før hovedmødet sikrer du det, når hovedmødet ankommer, alle er i en slags aftale, sparer ansigt. Jeg foreslår, at man ankommer til Japan en dag eller to tidligere end planlagt for at få disse drøftelser og også forberede sig i god tid.

4. Det er ikke min ide

Bemærk at jeg taler om ideen eller en ide. Det er ikke min ide; nogen kunne have haft det, og jeg ejer det ikke.

i møder i vestlig stil, hvis du præsenterer en ide, kan ideen hurtigt blive ‘ din ‘ holdning, og hvis din ide udfordres, føler du ofte, at du selv er under angreb, og du forsvarer dig selv.

Nemavashi kan være lige så udfordrende, men kommentarer skal rettes mod ideen ikke personen. Forslag bør være om at udvikle ideen til at gøre det arbejde. Det holder debatten rationel, opretholder harmoni og sparer ansigt – alle meget vigtige ideer i virksomheder, hvor du vil arbejde med kolleger i meget lang tid i mange forskellige afdelinger.

5. Samtale startere

Praktisk set kan du ikke vide, hvordan du starter en samtale som denne. Det er helt OK at henvende sig til folk med ‘ Jeg vil gerne dele en ide med dig. Kan du hjælpe mig med at forbedre det?’eller’ jeg tror, det vil påvirke din afdeling. Kan vi få en uformel snak om det, før det præsenteres på mødet?’

6. Nomunication

Nomunication er et portmanteau-ord, der kombinerer det japanske ord for at drikke , nomu, med kommunikation. Det er kunsten at kommunikere under mad og drikke efter arbejde. Nomunication + nemavashi er en stærk cocktail. Teetotallers Bemærk venligst, at forbrug af alkohol ikke er nødvendigt, bare deltagelse og god humor.

7. Ja betyder ikke altid ja

som jeg skrev før (tip til dit første Tokyo-besøg) for at redde (dit) ansigt vil folk ikke altid give dig et direkte ‘Nej’, når det er det, de ideelt set gerne vil sige. Dette forstås godt i japansk kommunikation, men ikke så let for dem, der er vant til en meget mere direkte stil. Vær forsigtig.

8. Nemavashi to kill ideas

hvis din nemavashi tager for lang tid, eller du bliver ved med at få dine anmodninger om at diskutere det afvist eller mere sandsynligt, omlagt igen og igen, skal du tage dette som en indikation af, at ideen ikke betragtes som god. Måske er det lige før sin tid, måske er det blevet prøvet før uden held, måske har du ikke forklaret det godt. Eller måske er det bare en dum ide.

du skal reflektere over det og overveje at hylde det eller tabe det: det vil ikke få det grønne lys til at gå op til næste niveau. Bare rolig-det er ikke din ide: det er ikke dig, der mislykkedes.

9. Machiavelli og nemavashi

en advarsel: Vær forsigtig med, hvordan du udfører din nemavashi, da det kan fortolkes som en Machiavellian-aktivitet, på samme måde som lobbyvirksomhed let kan ødelægges i aftaler om svinekød. Så hvis du laver nemavashi, skal du ikke meddele, at du gør det, skal du ikke bruge ordet nemavashi. Bare gør det.

er der ingen, der har tid til det…

at gå ideen rundt og diskutere selvfølgelig tager en hel del tid, så hvorfor gider? Det lyder for nogle som et forfærdeligt spild af dyrebar tid. Dette er en almindelig klage, normalt fra folk, der ikke ønsker at forsøge at gøre ting anderledes end deres nuværende driftsform, eller som aldrig har forsøgt at gøre nemavashi.

hvis du ikke behøver at beskæftige sig med Japan, så er det fint; du kan fortsætte uanset. Hvis du har at gøre med en organisation som denne, der er afhængig af bottom up konsensusaftaler, så fungerer dette. Hvis du ikke tager denne gang, svarer det til ikke at lave dit hjemmearbejde, så dine ideer mislykkes oftere, end du er vant til. Og ofte ved du ikke, at de har fejlet; de vil bare ikke ske: du vil blive bundet i knuder, for evigt give mere og mere information, ikke få konkrete svar, bliver fortalt, at du skal overbevise andre, og spilder endnu mere tid, end hvis du havde gjort nemavashi i første omgang.

når du begynder at gøre nemavashi, er der en investering af tid for sikker, men du hurtigt opbygge et netværk af mennesker, der kan hjælpe.

det rigtige tidspunkt kommer

at have en ide er som intet i forhold til at indse, at nu er det rigtige tidspunkt for denne ide, at være opmærksom nok på situationen i en virksomhed til at vide, hvornår og afgørende, hvordan man får en ide finansieret, implementeret, leveret, offentliggjort. Det er den situation, du forsøger at komme til med nemavashi: du deler ejerskab af ideen, så andre kan bidrage til det. Nogle gange kan det være en hurtig proces, men for det meste tager det lang tid med mange telefonopkald,diskussioner og møder, men når tiden er inde, når stjernerne stemmer overens, når goldilocks-øjeblikket ankommer, når, som de mægtige diamanter sang,det rigtige tidspunkt kommer, hele maskinen svinger til handling, og alle ved, hvad de skal gøre. Dette er en ting af organisatorisk skønhed at se. Alle de mennesker, du talte med, brugte tid sammen med og forklarede det, er allerede opmærksomme på målene og ideerne, principperne bag beslutningen, og hvad der skal gøres. De har noget ejerskab, de bidrog, de forstår dens betydning så…de får det til at ske. Nogle gange er det rigtige tidspunkt nu, men ofte skal du have lidt tålmodighed. Bliv ved med at skubbe. Ubønhørligt.

Nemavashi attitude

for fuldt ud at forstå nemavashi skal du dog virkelig leve det og gøre det i nogen tid. Der er selvfølgelig altid mere at lære.

Hold dig foran, at nemavashi handler om at søge synspunkter for at forbedre en ide og få bredere accept for det til gavn for organisationen. Vi ved fra starten, at ideen kan og skal forbedres af andre.

gennemfør dit nemavashi med et smil til dig og din kæreste

andre indlæg i denne serie

  1. forretningskort
  2. Tips til dit første Tokyo-besøg
  3. Hvordan er det at arbejde for et japansk firma?
  4. lad os jordskælv: En lektion i Gruppementalitet
  5. et spørgsmål om anciennitet

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.